Total Quality Management

Definisi TQM

            Pengertian mutu atau kualitas akan berlainan bagi setiap orang dan tergantung pada konteksnya. Mutu atau kualitas suatu barang pada umumnya diukur dengan tingkat kepuasan konsumen atau pelanggan. Seberapa besar kepuasan yang diperoleh pelanggan tergantung dari tingkat kecocokan penggunaan masing-masing pelanggan. Seorang pengusaha membeli produk yang digunakan sebagai bahan baku akan mengatakan barang tersebut  dirasa cocok penggunannya dan mempunyai kemampuan memproses bahan baku menjadi barang jadi dengan biaya rendah dan sisa yang minimal. Seorang membeli barang jadi dengan harapan barang-barang tersebut bebas dari cacat bawaan dari pabrik sehingga merasa tidak rugi dalam mengeluarkan uang untuk membeli barang tersebut. Dengan demikian, pengertian kualitas mencakup semua kegiatan yang berkaitan dengan tercapainya kepuasan pemakai barang tersebut.

            Konsep kualitas itu sendiri dianggap sebagai ukuran relatif kebaikan suatu produk atau jasa yang terdiri  atas kualitas desain atau rancangan dan kualitas kesesuaian atau kecocokan. Kualitas rancangan merupakan fungsi spesifikasi produk, sedangkan kualitas kecocokan adalah seberapa baik produk itu sesuai dengan spesifikasi dan kelonggaran yang disyaratkan oleh rancangan itu.

            Dari pengertian di atas sebenarnya terdapat beberapa elemen sebagai berikut.

1.      Kualitas adalah usaha untuk memberi kepuasan bagi pelanggan.

2.      Kualitas meliputi produk, jasa, proses, dan lingkungannya.

3.      Kualitas yang selalu berubah kondisinya (kondisi dinamis), saat ini dianggap kualitas hari yang akan datang kemungkinan dianggap tidak berkualitas.

Perpaduan semua fungsi dari perusahaan yang dibangun berdasarkan konsep kualitas, teamwork, produktivitas dan pengertian serta kepuasan pelanggan inilah yang dinamakan TQM. TQM merupakan sistem manajemen yang mengangkat kualitas sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi. Pengertia TQM lain menyebutkan bahwa TQM merupakan suatu pendekatan dalam menjalankan usaha yang mencoba untuk memaksimumkan  daya saing organisasi melalui perbaikan terus menerus atas produk, jasa manusia, proses, dan lingkungannya.

SEJARAH PERKEMBANGAN TQM

            Banyak yang beranggapan bahwa TQM berasal dari Jepang, mengingat konsep TQM banyak dipengaruhi perkembangan-perkembangan di Jepang. Sebenarnya gerakan total quality dimulai pada masa studi gerak dan waktu yang diperkenalkan oleh F. Tailor sekitar tahun 1920. Kemudian pada tahun 1931 Walter A. Shewart dari Bell Laboratories memperkenalkan metode statistik yang dikenal dengan Statistical Quality Control. Tokoh yang dikenal luas dalam TQM adalah Edward Deming. Beliau mengajarkan teknik-teknik pengendalian kualitas di U.S. War Department, serta mengajarkan mata kuliah mengenai kualitas kepada ilmuan, insiyur, eksekutif perusahaan Jepang. Berawal dari sinilah TQM berkembang pesat di Negara sakura ini.

            Pada awalnya orang Jepang memperhatikan tentang perilaku pelanggan. Pelanggan suka sekali memilih dan mengeluh terhadap hal-hal yang sepele, mereka berharap sesuatunya sempurna. Sebagai contoh, seorang pelanggan membeli kendaraan bermotor. Kebetulan asesoris kendaraan motor kurang tepat memasangnya yang sebenarnya ia dapat memasangnya sendiri, dan hal tersebut tidak perlu diributkan. Hanya sayangnya mereka tidak terbiasa dengan hal itu, dan mereka akan senang jika kejadian semacam itu dapat dicegah. Berawal dari situlah orang Jepang dalam memproduksi barang sangat memperhatikan pelanggan. Produk barang/jasa yang dihasilkan sesuai dengan keinginan pelanggan sama persis seperti yang dilaporkan penjual.

            Sekarang telah menjadi kenyataan, bahwa produk dari Jepang yang dulunya dikenal sebagai produk rongsokan dan imitasi murahan dari produk Barat, kini justru sebaliknya menjadi produk-produk yang berkualitas tinggi dan berkembang pesat di seluruh dunia. Perusahaan-perusahaan Jepang menyadari bahwa kunci keberhasilan pada masa mendatang adalah kualitas. Berbagai upaya dilakukan antara lain dengan menciptakan infrastuktur sebagai dasar kualitas, yaitu aspek manusia, proses, dan fasilitas. Upaya perbaikan dilakukan dengan mengririmkan tim khusus ke luar negeri untuk mempelajari pendekatan-pendekatan yang dilakukan perusahaan asing dan mengundang dosen-dosen asing datang ke Jepang untuk memberikan kursus pelatihan kepada para manager . hasil dari semua upaya tadi adalah banyak ditemukannya strategi-strategi baru untuk menciptakan revolusi dalam kualitas.

Sejak pertengahan tahun 70-an barang barang manufaktur Jepang, seperti mobil dan produk-produk elektronika mulai mendominasi perdagangan dunia karena kualitas yang dihasilkan sudah melmpaui kualitas yang dihasilkan pesaingnya dari Amerika dan Eropa. Begitu pula dalam beberapa industri kunci, misal mesin industri, baja otomotif, industri  Barat mulai tergeser. Aspek perhatian atau penekanan Amerika sejak Perang Dunia II, yakni pada aspek kuantitas dan kurang memperhatikan aspek kualitas menjadi penyebab kegagalan bersaing dengan perusahaan Jepang.

            Sejarah pengembangan dari konsep di atas dan tokoh-tokoh TQM dapat disebutkan di bawah ini.

1.      Pada tahun 1946-1950 adalah periode perintisan atau periode penelitian dan penelaahan (Research and Study). Pada periode ini yaitu pada bulan Juli 1950, Dr. W. E. Deming menyampaikan seminar delapan hari mengenai kualitas pada para ilmuwan, insinyur dan para eksekutif perusahaan Jepang.

2.      Tahun 1951-1954 adalah periode pengendalian mutu statistic (Statistical Quality Qontrol). Pada bulan Juli 1954 diadakan seminar tentang manajemen pengendalian mutu (Quality Qontrol Management Seminar) dengan pembicara Dr. J. M. Juran.

3.      Tahun 1955-1960 adalah periode pengendalian mutu secara sistematik. Kelompok belajar pengendalian mutu (Quality Qontrol Study Group) memperkenalkan pengendalian mutu menyeluruh dalam perusahaan (Company Wide Quality Control atau CWQC).

4.      Tahun 1961 sampai sekarang dikatakan sebagai periode pemantapan dan pengembangan (New Quality Creation). Pada tahun 1962, Prof. Dr. Khairu Ishikawa memperkenalkan Gugus Kendali Mutu (Quality Control Circle).

LANDASAN DAN AKAR TQM

            Landasan dari TQM adalah statistical process control yang diperkenalkan oleh Edwards Deming dan Joseph Juran untuk membantu memulihkan industri Jepang yang hancur akibat Perang Dunia II. Model yang dikembangkan pertamakali adalah manajemen manufactur, yang selanjutnya mengalami evolusi dan mengalami divertivikasi untuk aplikasi di bidang manufactur, industri jasa, kesehatan, dan juga bidang pendidikan. Perkembangan TQM juga tidak terlepas dari kontribusi bidang manajemen dan efektivitas organsasi dalam membangun TQM. Kontribusi bidang tersebut merupakan satu dimensi tersendiri yang disebut akar TQM. Akar TQM antara lain sebagai berikut.

1.      Scientific  Management (Manajemen Ilmiah). Manajemen ilmiah digunakan untuk mencari cara yang terbaik untuk melakukan pekerjaan melalui time and motion study dan proses produksi secara ban berjalan. TQM memperluas konsep ke dalam lingkup seluruh sistem.

2.      Group Dynamics. Kelompok-kelompok kerja dimaksudkan untuk mengembangkan teknik pemecahan persoalan.

3.      Pelatihan. TQM menempatkan program pelatihan pada prioritas utama di tiap tingkat organisasi. Pimpinan puncak belajar merumuskan visi, mendelegasikan wewenang, dan melatih bawahan. Bawahan harus belajar memecahkan persoalan yang timbul dalam pekerjaanya.

4.      Achievement Motivationv *(Motivsi Berprestasi). Karakteristik manusia adalah selalu mempunyai motivasi, potensi, dan kapasitas untuk bertanggung jawab terhadap organisasi. Yang menjadi persoalan adalah bagaimana peran manajemen untuk merealisasikan karakteristik tersebut. Dalam TQM manajer harus percaya pada bawahannnya guna melakukan pekerjaan menuju kualitas.

5.      Pelibatan karyawan. TQM memberi peluang kepada para karyawan untuk ikut terlibat dalam proses pemecahan masalah.

6.      Sociotechnical Sistem (Sistem Sosioteknikal). Organisasi dipandang sebagai sistem yang terbuka, organisasi mengambil sumber daya dari lingkungannya, mengolahnya dan menyampaikan hasilnya kepada lingkungannya. TQM memperhatikan dimensi sistem organisasi secara ekspisit. TQM memusatkan perhatian pada interface anatar unsur-unsur yang saling mempengaruhi.

7.      Pengembangan organisasi  (Organization Development). Hal ini merupkan turunan dari group dynamics yang bertujuan melatih seluruh organisasi (tidak hanya satu kelompuk) agar lebih produktif. Organisasi akan lebih efektif belajar dari pengalaman dan melakukan perubahan apabila anggotnya dilibatkan dalam proses pengumpulan data dan proses pengambilan keputusan. TQM  menambahkan dua unsur, yaitu titik berat pada kualitas dan menurut hasil dapat diukur.

8.      Budaya Perusahaan adalah pola nilai-nilai dan keyakinan dan harapan yang tertanam dan berkembang pada diri anggota organisasi mengenai perkerjannya. TQM mengembangkan konsep tersebut  di mana budaya perusahaan terdiri dari dua komponen dasar, yaitu keyakinan dan nilai-nilai (values)

9.      Teori kepemimpinan baru. Menurut teori baru, pemimpin dituntut untuk memetakan pandangannya kedepan (vision), manajer dituntut untuk merealisasikan visi tersebut. Memimpin berarti menciptakan dinamika organisasi yang kondusif agar para anggota mau dan komitmen terhadap tujuan organisasi. Melakukan majaemen berarti menata,mengarahkan serta megendalikan para anggota secara sistematis agar tujutan organisasi tercapai. TQM mendasarkan pada teori kepemimpinan tersebut di mana pimpinan harus mempunyai strategic vision yang baik.

10.  Perencanaan strategis. Perencanaan strategis adalah suatu proses di mana pimpinan puncak organisasi menggambarkan masa depan organisasi tersebut dan  mengembangkan prosedur yang diperlukan beserta  pegoperasiannya. TQM berpendapat bahwa data yang penting untuk perencanaan harus berasal dari yang dekat dengan konsumen dan daya ini sebagai pertimbangan perencanaan yang berorientasi pada pelanggan.

MANFAAT TQM

             Salah satu cara terbaik dalam persaingan global adalah dengan menghasilkan suatu produk barang/jasa dengan kualitas terbaik. Kualitas terbaik akan diperoleh dengan melakukan upaya perbaikan secara terus menerus terhadap kemampuan manusia, proses, lingkungan. Penerapan TQM adalah hal yang sangat tepat agar dapat memeperbaiki kemampuan unsur-unsur tersebut secara berkesinambungan. Penerapan TQM dapat memberikan beberapa manfaat utama sebagai berikut.

1. Dengan perbaikan kualitas berkesinambungan, perusahaan akan dapat memperbaiki posisi persaingan. Dengan posisi yang lebih baik akan meningkatkan pangsa pasar dan jaminan harga yang lebih tinggi. Hal ini akan memberikan penghasilan lebih tinggi dan secara otomatis laba yang diperoleh semakin meningkat.

2.  Upaya perbaikan kualitas akan menghasilkan peningkatan keluaran (out put) yang bebas dari kerusakan atau mengurangi produk yang cacat. Berkurangnya produk yang cacat berarti berkurang pula biaya operasi yang dikeluarkan perusahaan sehingga akan diperoleh laba yang semakin besar.

Manfaat TQM tersebut dapat diilustrasikan seperti

PRINSIP DAN UNSUR TQM

Prinsip utama dalam TQM adalah sebagai berikut

1.   Kepuasan pelanggan. Pelanggan dalam hal ini yang menentukan kualitas. Kebutuhaan pelanggan diusahakan untuk dipuaskan dalam segala aspek, seperti harga, keamanan, ketetapan waktu, dan sebagainya.

2.    Respek terhadap orang. Keikutsertaan direksi sampai para pelaksana tingkat awal sangat diperlukan. Partisipasi seluruh karyawan dapat diwujudkan dalam bentuk diskusi pemecahan masalah pada masing-masing kelompok kerja. Dengan demikian, karyawan merupakan sumber daya organisasi yang paling berharga.

3.   Manajemen. Berdasar fakta. Orientasi perusahaan harus berdasar fakta. Setiap keputusan yang diambil selalu didasarkan pada data bukan pada perasaan (feeling) Ada dua konsep berkaitan dengan hal ini. Pertama adalah prioritasisasi, yaitu suatu konsp bahwa perbaikan tidak dapat dilakukan pada semua aspek secara bersamaan. Yang kedua adalah variasi atau variabilitas kinerja manusia.

4.     Perbaikan berkesinambungan. Dalam melaksanakan perbaikan berkelanjutan, perlu dilakukan secara sistematis, yaitu menganut konsep PDCA (plan- do –chek- act, yang terdidri dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pemerikasaan, dan tindakan koreksi terhadap hasil yang diperoleh.

Sedangkan unsur utama dalam TQM adalah sebagai berikut

1.      Pelanggan. Pelanggan internal maupun pelanggan eksternal menjadi titik perhatian utama. Pelanggan eksternal menentukan kulalitas produk dan jasa,pelanggan internal menentukan kualitas manusia proses dan lingkungan.

2.    Obsesi terhadap kualitas. Organisasi harus terobsesi untuk memenuhi standar kualitas ytang sudah ditetapkan dan jika mungkin melebihi apa yang ditentukan.

3.      Pendekatan ilmiah. Pendekatan ilmiah diperlukan untuk mendesain pekerjaan, proses pengambiklan keputusan, dan pemecahan masalah.

4.  Komitmen jangka panjang. Sangat diperlukan guna mengadakan perubahan budaya baru agar penerapan TQM berhasil.

5.      Kerja sama tim (teamwork)

6.      Perbaikan sisstem berkelanjutan

7.      Pendidikan dan pelatihan

8.      Kebebasan yang terkendali

9.      Kesatuan tujuan

10.  Keterlibatan dan pemberdayaan karyawan.

FAKTOR PENGHAMBAT TQM

            Kesalahan yang secara umum dilakukan pada saat dilakukan perbaikan kualitas dan sering menimbulkan kegagalan TQM, antara lain sebagai berikut.

1.      Kepemimpinan dan pendelegasian yang tidak baik. Pihak manajer harus terlibat dalam pelaksanaan perbaikan kualitas. Peluang terjadinya kegagalan sangat besar bila tanggung jawabnya didelegasikan kepada pihak lain.

2.      Kerjasama tim yang kurang serasi. Baik penyelia (pelatih) maupun karyawan harus memahami  perannya masing-masing. Selain itu harus ada perubahan budaya agar kerjasama tim dapat berhasil.

3.      Proses penyebarluasan pendekatan yang terbatas. Tidak ada satu pun pendekatan yang cocok untuk segala situasi. Organisasi harus menyesuaikan progam-program kualitas dengan kebutuhan mereka.

4.      Harapan yang terlalu berlebihan dan tidak realistis. Membutuhkan waktu yang lama untuk melatih, mendidik, dan membuat karyawan sadar akan pentingnya kualitas.

Sebenarya masih banyak kesalahan yang lain yang dilakukan dalam kaitannya dengan penerapan TQM. Yang perlu diperhatikan adalah sebelum mencoba menerapkan, suatu perusahaan harus paham benar tentang konsep TQM.

KONSEP MENGENAI PELANGGAN

            Prioritas utama dalam organisasi / perusahaan TQM adalah kepuasan pelanggan, maka perusahaan harus berorientasi pada segala sesuatu yang dipersyaratkan oleh pelanggan. Kelangsungan organisasi/perusahaan sangat tergantung pada pelanggan. Perusahaan wajib mengatahui kebutuhanya, karena mereka adalah orang yang menggunakan hasil produk suatu perusahaan dan merekalah yang dapat menentukan kualitas.

            Dalam konsep tradisional pelanggan adalah orang yang membeli dan memakai produk suatu organisasi atau perusahaan. Pelanggan adalah orang yang berinteraksi  dengan perusahaan setelah proses mengahasilakn produk. Sedangkan pihak-pihak yang berinteraksi dengan peruysahaan sebelum proses menghasilakan produk dipandang sebagai pemasok.

            Dalam pendekatan TQM, pelanggan berada di dalam dan di luar organisasi. Pihak-pihak yang membeli dan menggunakan produk perusahaan disebut pelanggan eksternal. Sedang pihak-pihak di luar perusahaan yang menjual bahan baku/bahan mentah, informasi atau jasa kepada perusahaan tersebut disebut pemasok eksternal. Di dalam organisasi itu sendiri terdapat pelanggan dan pemasok internal. Misalnya suatu perusahaan konveksi, seorang karyawan A mempunyai tugas untuk membuat pola baju, yang kemudian hasilya diserahkan kepada karyawan B yang melakukan pekerjaan pemotongan kain. Karyawan A disebut pemasok internal bagi karyawan B, dan karyawan B sendiri sebagai pelanggan internal dari karyawan A. lebih jelas mengenai pelanggan internal dan pemasok internal dapat dilihat pada gambar.

a. Kepuasan pelanggan

Kepuasasn pelanggan dapat diartikan sebagai perbedaan antara harapan dan kinerja atau hasil yang dirasakan. Kepuasan pelanggan akan tercipta jika pelanggan merasakan output atau hasil pekerjaan sesuai dengan harapan, atau bahkan melebihi harapan pelanggan. Semua usaha manajemen dalam , pada dasarnya mempunyai suatu tujuan, yaitu untuk memuaskan pelanggan. Kepuasan pelanggan sangat diharapkan oleh perusahaan karena akan memberi manfaat, antara lain terjalinnya hubungan yang erat antara perusahaan dengan pelanggan sehingga memberi peluang untuk pembelian ulang. Dengan kepuasan pelanggan, reputasi perusahaan menjadi baik dan dapat membentuk opini publik yang menguntukan perusahaan akan semakin besar.

      Disebutkan di atas bahwa pelanggan adalah mereka yang dapat menentukan kualitas. Untuk mengetahui apakah produk yang dihaslikan suatu perusahaan dapat sesuai dengan kualitas yang diharapkan pelanggan, perlu dilakukan pemantauan dan pengukuran terhadap kepuasan pelanggan. Terdapat beberapa metode atau cara untuk melakukan pemantauan atau pengukuran terhadap kepuasan pelanggan, antara lain sebagai berikut :

1.    Kotak saran. Memberi kesempatan bagi pelanggan untuk menyampaikan keluhan-keluhan dan saran-saran untuk perkembangan dan kemajuan perusahaan. Dalam hal ini perusahaan dapat menyediakan kotak saran, kartu komentar, dan sebagainya.

2.  Mempekerjakan orang yang berperan sebagai pembeli potensial (ghost shopping). Dari sisni diperoleh temuan-temuan mengenai kekuatan dan kelamahan produk perusahaan dan pesaingnya.

3.     Analisis terhadap pelanggan yang berhenti membeli. Meningkatnya pelanggan yang  berhenti membeli atau pindah pemasok (customer loss rae) menunjukkan kegagalan perusahaan dalam memberi kepuasan bagi pelanggan.

4.      Survey kepuasan pelanggan. Dengan melakukan riset penelitian, penyebaran kuosioner, wawancara langsung untuk untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan tentang produk perusahaan.

b. Indentifikasi kebutuhan pelanggan

berbeda dengan pendekatan tradisional, dalam pendekatan TQM pelanggan dilibatkan dalam proses pengembangan produk. Kebutuhan pelanggan, dalam pendekatan TQM diidentifikasikan dengan jelas. Iuntuk mengidentifikasikan kebutuhan pelanggan diperlukan komunikasi yang baik dan senantiasa kerbutuhan pelanggan tersebut dipantau terus menerus. Kebutuhan pelanggan (pelanggan eksternal) akan selalu berubah dari waktu ke waktu. Bila perubahan tersebut tidak terantisipasi dengan baik, maka perusahaan akan kalah bersaing dengan perusahaan lainnya. Begitu pula dalam mengidentifikasikan kebutuhan internal di lingkungan perusahaan diperlukan komunikasi antar karyawan yang saling terkait baik individu maupun sebagai unit. Dengan demikian, komunikasi mencakup pelanggan internal dan pelanggan eksternal.

      Tujuan perusahaan melibatkan pelanggan dalam proses pengembangan produk adalah bukan hanya sekedar memenuhi harapan pelanggan namun lebih dari itu memberi kepuasan melebihi dari yang mereka harapkan. Informasi mengenai kebutuhan dan keinginan pelanggan atas produk yang dihasilkan perusahaan, pemahaman tentang perilaku konsumen harus dikumpulkan dan teridentifikasi dengan jelas. Untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan perlu diperhatikan langkah-langkah sebagai berikut.

a.      Memperkirakan hasil

b.      Mengumpulkan informasi

c.       Menganalisis hasil

d.      Memeriksa kesalahan (validitas)

e.      Mengambil tindakan

QUALITY FUNCTION DEVELOYMENT (QFD)

Quality Function Develoyment (QFD) merupakan suatu metode perencanaan dan pengembangan produk terstruktur, yang memungkinkan tim pengembangan produk untuk menentukan secara  jelas keinginan dan kebutuhan konsumen dan kemudian melakukan evaluasi secara sistematis tentang kemampuannya dalam menghasilkan produk untuk memuaskan konsumen. Tujuan dikembangkannya konsep QFD adalah untuk menjamin bahwa produk yang telah dihasilkan perusahaan memberikan kepuasan bagi pelanggan, dengan jalan memperbaiki tingkat kualitas dan kesesuaian maksimal pada setiap tahap pengembangan produk. Karena pada dasarnya suatu produk yang telah dihasilkan dengan sempurna bukan berarti telah memberikan kepuasan bagi pelanggan. Hal terpenting adalah apakah pelanggan tersebut membutuhkan produk sesuai dengan keinginannya.

Manfaat dari Quality Function Develoyment antara lain sebagai berikut.

a.  Focus pada pelanggan. QFD memerlukan masukan dan umpan balik dari pelanggan. Informasi berupa masukan dan umpan balik tersebut merupakan persyaratan pelanggan yang spesifik. Dari informasi ini data diketahui seberapa jauh perusahaan telah memenuhi kebutuhan pesaingnya, begitu pula informasi mengenai perusahaan pesaingnya.

b.    Efisiensi waktu. Dengan telah teridentifikasi persyaratan pelanggan QFD dapat mengurangi waktu dalam pengembangan produk.

c.    Berorientasi teamwork (kerja sama tim). Karena keputusan dalam proses berdasarkan consensus dan melalui diskusi, maka setiap individu memahami posisinya di dalam tim. Hal itu dapat memperkokoh kerja sama tim.

d.   Berorientasi pada dokumentasi. Dokumen mengenai semua data yang berhubungan dengan segala proses dan perbandingan persyaratan pelanggan merupakan hasil dari proses QFD. Dokumen dapat berubah setiap ada informasi baru.

Informasi dari pelanggan merupakan unsur paling penting  dalam Quality Function Develoyment, dan dikelompokkan menjadi dua kategori yaitu masukan dan umpan balik.

1.   Masukan. Pengumpulan masukan dari pelanggan diperoleh sebelum produk akhir disebarluaskan. Masukan yang diterima selama pengembangan produk memberikan kemungkinan perusahaan membuat perubahan sebelum memproduksi, memasarkan dan mendistribusikan dalam jumlah besar.

2.  Umpan balik. Umpan balik diperoleh setelah suatu produk dikembangkan, diproduksi dan ditentukan harganya, berguna untuk memperbaiki produk bila akan diproduksi lagi.

Dalam proses QFD digunakan suatu matriks yang berbentuk rumah dan dinamakan rumah kualitas atau House of Quality dan apat dilihat gambar di bawah ini.

Keterangan

A.      Merupakan data keinginan dan harapan konsumen

B.      Matriks perencanaan produk berdasarkan hasil riset pasar dan perencanaan strategi.

C.      Respon teknik, berisi deskripsi teknis dari matriks A.

D.  Hubungan (relationship), berisi penilaian tim tentang hubungan antara pengaruh respon teknis terhadap identifikasi kebutuhan pelanggan.

E.      Matriks korelasi teknis, berisi penilaian tim tentang hubungan implementasi antarelemen pada respon teknis.

F.       Matriks teknis, berisi  prioritas respon teknis, perbandingan performance teknis, target teknis.

PEMBERDAYAAN KARYAWAN

            Masalah  ketenagakerjaan yang sering terlupakan oleh manajemen adalah pemberdayaan karyawan. Sebagian kalangan pengusaha berpandangan bahwa setelah memperoleh tenaga kerja dengan tingkat pendidikan danketerampilan memadai, kemudian melakukan pelatihan dan memberi upah/ gaji yang layak secara otomatis akan diperoleh hasil yang memuaskan. Ternyata pandangan demikian tidak benar. Tidak selamanya seseorang yang digaji dengan cukup tinggi akan puas dengan pekerjaaanya. Banyak sekali faktor yang menyebabkan karyawan merasa puas dan senang bekerja pada suatu organisasi. Sangat penting kiranya manajemen mengetahui dan meyesuaikan antara keinginan karyawan dengan tujuan perusahaan. Salah satu  keinginan karyawan dalam suatu organisasi adalah dilibatkan dan diberdayakannya mereka pada semua tingkat organisasi dalam proses pemecahan masalah.

            Pemberdayaan dapat diartikan sebagai pelibatan karyawan dalam suatu proses pembuatan keputusan dan pemecahan masalah. Pemberdayaan tidak sekedar memberi masukan-masukan atau umpan balik tetapi juga dilibatkan dalam mempertimbangkan dan menindaklanjuti masukan tersebut. TQM sendiri merupakan konsep pelibatan dan pemberdayaan karyawan. Berbeda dengan manajemen partisipatif di mana manajer hanya meminta bantuan karyawan berupa masukan-masukan yang akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah, pemberdayaan karyawan mengarahkan para karyawan membantu dirinya sendiri, sesama rekan karyawan dan perusahaan. Dengan pemberdayaan karyawan para karyawan merasa dihargai dan diperlukan bukan sebagai robot atau mesin, melainkan sebagai manusia yang mempunyai akal pikiran dan kempuan untuk bekerja dengan baik.

a. Metode pemberdayaan karyawan

Beberapa metode dalam pemberdayaan karyawan akan diuraikan sebagai berikut ini.

1.  Brainstorming. pada metode ini, setiap ide dari peserta dianggap sahih dan peserta lain tidak diperkenankan memberi komentar, hanya dicatat saja ide dan saran yang diajukan. Ide dan saran dikumpulkan dan dievaluasi untuk kemudian dipilih beberapa saran yang dianggap sesuai.

2.      Nominal group technique. Hal ini merupakan salah satu bentuk brainstorming terdiri dari lima tahap, yakni :

a.      Membuat perumusan masalah

b.      Mencatat ide masing-masing

c.       Mencatat ide kelompok

d.      Memperjelas ide-ide

e.      Masing masing kelompok memilih ide yang dianggap sesuai

3.   Gugus kualitas. Gugus kualitas adalah kelompok karyawan yang melakukan pertemuan secara teratur, sebelum, selama, dan setelah sesuatu perubahan untuk berdiskusi tentang pekerjaan, mengantisipasi masalah, menawarkan konsep perbaikan lingkungan kerja, dan menetapkan tujuan serta melakukan perencanaan.

4.   Kotak saran. Ide-ide dan saran bisa melalui kotak saran yang diletakkan di tempat-tempat yang strategis dan mudah didatangi karyawan.

5.    Management by walking around. Mengumpulkan msukan-masukan dengan cara mendatangi langsung karyawan ditempat karyawan bekerja dengan tujuan untuk mengetahui sejauh mana para karyawan memahami pekerjaannya dan untuk mengetahui hambatan yang terjadi di lapangan.

b. Faktor penghambat pemberdayaan karyawan

Faktor penghambat pemberdayaan karyawan datang dari karyawan itu sendiri, serikat pekerja dan terutama datang dari manajemen.

a.    Hambatan dari manajemen. Alasan manajer menghambat pemberdayaan karyawan antara lain dengan pemberdayaan karyawan, manajer merasa kekuasaannya akan berkurang. Manajer memandang lingkungan kerja (para karyawan) dari perspektif kita melawan mereka. Dengan demikian, inisiatif para karyawan dipandang akan mengurangi kekuasaannya. Selain itu masih banyak manajer yang memiliki pemikiran  dogmatis dan mempunyai apa yang berlebihan. Dengan demikian, manajer menganggap karyawan tidak mempunyai hak sama sekali dalam proses pembuatan keputusan.

Para manajer yang mendapat pendidikan dan pelatihan manajemen modern juga sering kali menghambat dalam pemberdayaan karyawan. Pedidikan dan pelatihan manajemen modern dari F. Taylor, lebih menekankan pada prisip-prinsip ilmiah dalam perbaikan proses dan teknologi dan kurang memperhatikan perbaikan yang berorientasi pada manusia. Sebenarnya banyak prinsip-prinsip yang dikembangkan Taylor dalam perbaikan lingkungan kerja diterapkan dalam TQM, hanya bedanya pendukung TQM melibatkan karyawan dalam penerapan metode-metode ilmiah.

b.  Hambatan dari karyawan dan serikat pekerja. Seringnya berubah strategi manajemen dan tidak suksesnya strategi tersebut dapat membuat para karyawan skeptis dan acuh terhadap perubahan. Hal ini bisa terjadi karena para karyawan sebelumnya telah mengalami berbagai strategi manajemen yang silih berganti dan merasa tidak memberi manfaat bagi mereka. Selain dari karyawan, serikat pekerja juga sering menjadi sumber hambatan dalam pemberdayaan karyawan. Bila pemberdayaan karyawan justru akan mengurangi arti pentingnya organisasi serikat pekerja (kepentingan pengurus serikat pekerja), maka mereka akan menolak pemberdayaan karyawan.

c.       Penghargaan prestasi kerja

Pengahrgaan terhadap prestasi kerja sebagi  alat motivasi bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja seringkali diabaikan. Pada dasarnya manusia sering menerima pengakuan tehadap pekerjaan yang diselesaikan dengan baik. Bila seorang karyawan mempunyai prestasi kerja yang baik tidak pernah diberi komentar sedidkit pun, sedang bila karyawan tersebut bekerja sedikit kurang berkenan ditegur berkali-kali, maka akan dapat memberi pengaruh yang kurang baik bagi kinerja karyawan pada masa-masa yang akan datang. Motivasi kerja karyawan tersebut sendirinya akan berkurang.

      Didalam model TQM, manajemen akan memperlihatkan pengakuan terhadap kontribusi individual terhadap perusahaan melalui tekad untuk mengubah praktik dan cara tradisional. Bagi karyawan ucapan terima kasih sudah cukup sebagai bukti pengakuan terhadap hasil kerjanya. Di dalam TQM, manajemen mendorong suatu sikap saling hormat antara dirinya dengan keseluruhan tenaga kerja, baik sebagai individu maupun kelompok.

      Antara penghargaan dan pengakuan sebenarnya mempunyai perbedaan. Penghargaan biasanya dalam bentuk uang atau barang yang dapat dinilai dengan uang, misalnya bonus, uang, liburan, dan sebagainya. Sedangkan pengakuan biasanya dalam bentuk non moneter, seperti ucapan terima kasih, piagam, medali dan sebagainya.

c. Pengembangan karyawan

Tujuan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektifitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah ditetapkan. Perbaikan efektifitas kerja dapat dilakukan dengan cara memperbaiki pengetahuan karyawan, keterampilan karyawan atau sikap karyawan terhadap tugas-tugasnya. Pengetahuan karyawan akan pelaksanan tugas maupun pengetahuan … yang memperngaruhi pelaksanaan tugas sangat menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan tugas. Karyawan yang kurang memiliki pengetahuan yang cukup tetang bidang kerjanya akan … tersendat-sendat.

Istilah pengembangan karyawan mencakup pengertian …  dan pendidikan, yaitu sarana peningkatan keterampilan … pengetahuan umum bagi karyawan. Banyak yang memberi batasan berbeda antara arti pelatihan dan pendidikan. Arti pelatihan  adalah suatu kegiatan untuk memperbaiki kemampuan diri seseorang. Pelatihan membantu karyawan dalam memakai… pengetahuan praktis. Sedangkan arti pendidikan ialah suatu kegiatan untuk meningkatkan pengetahuan teori dan keterampilan. Pendidikan lebih ebersifat filosofis dan teoritis.

Diadakannya pelatihan disebabkan oleh beberapa faktor, antara lain adalah kualitas angkatan kerja yang ada masih memerlukan adaptasi dengan pekerjaannya. Tenaga kerja yang terdidik dan  terlatih sangat dibutuhkan perusahaan agar perusahaan tersebut mampu menghasilkan produk yang lebih baik sehingga mampu bersaing dalam pasar global.

d. Berbagai metode latihan operasional

Secara umum bentuk/metode latihan karyawan-karyawan operasional bisa dikelompokkan menjadi 4 macam, yakni sebagai berikut.

1.    On the job training. Para karyawan mendapat pelatihan dari atasan langsung mereka. Sistem ini menghemat biaya, tetapi keberhasilan tergantung dari kemampuan atasan langsung tersebut.

2.     Vestibule school. Pelatihan dalam metode ini adalah pelatih-pelatih khusus, dengan alasan untuk tidak menambah beban pekerjaan atasan langsung. Salah satu bentuk sistem latihan ini adalah simulasi seperti latihan untuk para calon penerbang.

3.   Apprenticeship (magang). Bisa dipergunakan untuk pekerjaan-pekerjaaan yang membutuhkan keterampilan (skill) yang relatif tinggi.

4.    Kursus-kursus khusus. Kursus-kursus merupakan bentuk pengembangan karyawan yang lebih mirip pendidikan daripada latihan dan diadakan untuk memenuhi minat karyawan, dalam bidang tertentu (diluar bidang pekerjaan, seperti bahasa asing, komputer, dan sebagainya.

KEPEMIMPINAN

            Antara istilah pemimpin dan manajer ada perbedaan. Kepemimpinan adalah konsep yang sempit dari pada manajemen. Manajer dalam organisasi formal bertanggungjawab dan dipercaya untuk melaksanakan fungsi-fungsi seperti merencanakan, mengorganisasi, dan mengendalikan. Di dalam organisasi formal, seorang manajer yang diberi hak-hak tertentu secara formal belum tentu dapat menjadi seorang pemimpin yang efektif, tetapi kemampuan  di dalam mempengaruhi orang lain yang diperoleh dari luar struktur formal bisa lebih penting daripada pengaruh formal. Dengan demikian, seorang pemimpin dapat muncul secara informal dari suatu kelompok dan dapat pula ditunjuk secara formal.

            Definisi kepemimpinan adalah kemampuan untuk mempengaruhi motivasi atau kompetensi individu-individu lainnya dalam suatu kelompok. Lebih lanjut dikemukakan, kepemimpinan sebagai suatu uasaha untuk mempengaruhi orang perorangan (interpersonal) lewat proses komunikasi untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan. Definisi ini mengandung arti bahwa kepemimpinan mencakup penggunaan pengaruh untuk memotivasi orang lain melakukan seperti yang telah ditentukan. Yang kedua adalah dalam mempengaruhi perilaku dan hasil kerja para pengikut diperlukan komunikasi yang jelas dan teliti. Unsur lain dari definisi di atas adalah memusatkan perhatian pada pencapaian tujuan. Pengertian-pengertian kepemimpinan di atas sebenarnya mempunyai konsep dasar yang berkaitan dengan penerapan dalam TQM. Konsep dasarnya adalah membangkitkan semangat atau motivasi kerja dan memiliki tanggung jawab terhadap usaha untuk mencapai bahkan melampaui tujuan organisasi.

A.     Gaya kepemimpinan

Gaya kepemimpinan dapat didefinisikan sebagai pola tingkah laku yang dirancang utnuk mengintegrasikan tujuan organisasi dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Setiap pemimpin bisa mempunyai gaya kepemimpinan yang berbeda antara satu dengan yang lain, dan tidak selalu suatu gaya kepemimpinan lebih baik atau lebih jelek  dari pada gaya kepemimpinan lainnya. Gaya kepemimpinan dapat dibedakan menjadi 3, yakni sebagai berikut.

1.      Kepemimpinan otokratis. Pemimpin yang otokratik menganggap semua kewajiban untuk mengambil keputusan, menjalankan tidakan, mengarahkan dan memberi motivasi serta mengawasi bawahannya terpusat ditangannya. Kepemimpinan yang demikian tidak akan efektif dan tidak sesuai lagi dalam lingkungan TQM.

2.  Kepemimpinan partisipatif. Kepemimpinan partisipatif bersifat terbuka. Pemimpin dengan gaya kepemimpinan partisipatif senantiasa mencari berbagai pendapat dan pemikiran dari para bawahan mengenai keputusan yang akan diambil. Para bawahan senantiasa didorong untuk dapat belajar memecahkan masalah sehingga kamampuan berpikir para bawahan semakin meningkat.

3.      The free reinleader. Pemimpin tidak akan membuat peraturan-peraturan tentang pelaksanaan dengan terperinci. Tujuannya agar bawahan merasa dituntut untuk memiliki kemampuan/ keahlian yang tinggi. Untuk organisasi yang mengadalkan professional tinggi kepemimpinan dengan gaya ini dapat diterapkan, tetapi untuk organisasi dengan struktur organisai yang panjang dengan jumlah tenaga kerja yang banyak dengan tingkat pendidikan berbeda-beda, kepemimpinan dengan gaya ini tidak sesuai lagi.

Dalam konteks TQM, gaya kepemimpinan partisipatif adalah yang mendekati kesesuaian. Yang membedakan dengan gaya kepemimpinan partisipatif pandangan tradisional dengan padangan TQM terletak pada pemberdayaan karyawan.

B.      Kerja sama tim

Keikutsertaaan dan keterlibatan serta dukungan positif dari seluruh karyawan dan semua pihak yang berkepentingan sangat diharapkan untuk melakukan peningkatan mutu. Konsep total sistem memperhatikan pentingnya interaksi dan interpendensi dalam setiap unsur yang berkepentingan untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Dibentuknya sebuah tim didasari pemikiran bahwa dalam pemecahan persoalan akan lebih baik dari seorang. Melakukan pekerjaan sendiri belum tentu mampu melihat di mana dalam bentuk apa persoalan yang sebenarnya akan dipecahkan. Untuk merumuskan persoalan yangbermacam-macam dan muncul secara bersamaan akan sulit dilakukan sendiri. Untuk itu diperlukan bantuan pikiran, pendapat dari kawan sekerja.

C.      Aspek-aspek penghambat kesuksesan kerja sama tim

1.    Sikap manajemen enggan terlibat dan hanya basa-basi, karena menyangkut otoritasnya yang akan terganggu.

2.      Keterbukaan yang semua dari anggota tim, karena dilandasi sikap tertutup dan sikap tidak enak hati untuk mengemukakan pendapat, karena dapat menyinggung atau bertentangan dengan orang lain.

3.   Latar belakang anggota tim yang datang dari berbagai kelompok dengan perilaku yang beragam sehingga membutuhkan waktu untuk saling mengenal dan bekerja sama.

KONFLIK DALAM PERUSAHAAN

            Pada dasarnya perusahaan terdiri dari sekumpulan orang-orang dan alat-alat produksi. Orang-orang yang bekerja di dalam perusahaan tersebut mempunyai posisi yang beragam dan masing-masing mempunyai kepentingan dan keinginan yang berbeda pula. Seorang pekerja menginginkan untuk dapat memenuhi kebutuhan hidup dari pekerjaan. Sedang pemilik perusahaan mempunyai kepentingan untuk mengembangkan perusahaannya. Dalam usahanya untuk mengembangkan perusahaan, yang sering dilakukan adalah dengan menekan biaya produksi, salah satunya dengan menekan baiaya tenaga kerja. Di lain pihak, para pekerja atau karyawan mempunyai keinginan akan gaji yang tinggi. Perbedaan kepentingan inilah yang sering menjadi sebab terjadinya konflik, dalam kasus ini adalah konflik antara karyawan dengan manajer. Konflik juga bisa terjadi antar karyawan (individu) dalam organisasi yang sama, antar individu dengan kelompok dan konflik antarkelompok dalam organisasi yang sama, bahkan di dalam diri individu itu sendiri kadang-kadang muncul konflik.

            Terdapat beberapa pandangan yang berbeda dalam menyikapi suatu konflik yang sering terjadi di suatu perusahaan.

1. Pandangan tradisional. Pengamat pandangan trdisioanal memendang timbulnya suatu konflik merupakan adanya sesuatu yang salah dalam organisasi, dan hal itu perlu dibetulkan sehingga fungsi dalam organisasi bisa terintegrasi dengan baik.

2.    Pandangan perilaku. Bagi pengamat pandangan ini, konflik merupakan suatu peristiwa yang sering terjadi yang disebabkan anggota-anggota organisasi terdiri  dari berbagai kalangan/ kelompok dan sangat besar kemungkinannya mempunyai kepentingan yang saling bertentangan. Konflik menurut mereka bisa bermanfaat bisa pula merugikan. Akan tetapi, pada umumnya mereka berpendapat bahwa konflik umumnya merugikan.

3.  Pandangan interaksi. Konflik dalam organisasi merupakan hal tak terhindarkan dan bahkan diperlukan. Koflik bukan hal yang harus ditekan atau dihindarkan, melainkan lebih ditekankan pengelolaan konflik tersebut. Aspek-aspek yang merugikan diminimalkan, sedang aspek-aspek yang menguntungkan dimaksimalkan.

A.     Metode-metode untuk menangani konflik

Metode yang sering digunakan untuk menangani konflik adalah dengan mengurangi atau menyelesaikan konflik. Di dalam metode pengurangan konflik , salah satu cara yang dipergunakan adalah dengan mendinginkan persoalan lebih dahulu (cooling thing down), kemudian mengganti tujuan yang menimbulkan persaingan dengan tujuan bisa lebih diterima kedua kelompok yang bertentangan, selanjutnya mempersatukan kedua kelompok yang betentangan.

      Metode yang metode yang kedua dalam menyelesaikan konflik diantanya dengan mendominir atau menekan, berkompromi dan penyelesaian masalah secara integrative. Dominasi atau penekanan mempunyai pengertian untuk menekan konflik dengann memaksanya tenggelam ke bawah permukaan dan ciptakan situasi pemenang dan yang kalah. Penekanan dan dominasi dinyatakan dalam bentuk pemaksaan sampai dengan pengambilan suara terbanyak. Dalam metode ini kemungkinan yang terjadi adalah, pihak yang kalah akan menarik diri.

      Cara berkompromi adalah menyelesaikan konflik dengan menemukan dasar di tengah-tengah kedua belah pihak yang beroposisi. Masing-masing pihak yang berselisih sama-sama bersedia berkorban dan mengadakan kompromi. Cara ini dipandang lebih memperkecil kemungkinan timbulnya permusuhan yang terpendam. Hanya saja cara pemecahan ini dari sudut pandang organisasi bukan cara terbaik, karena hanya menyenangkan kedua belah pihak yang bertentangan.

      Cara yang dianggap terbaik dan dilakukan dalam TQM adalah dengan menyelesaikan persoalan secara integrative. Konflik antar kelompok diubah menjadi situasi pemecahan persoaalan bersama dengan bantuan teknik-tekbnik pemecahan masalah. Cara ini sulit dilakukan karena kurangnya kemauan yang sungguh-sungguh dari pihak-pihak yang berselisih untuk memecahkan persoalan.

B.      Pengambilan keputusan

Keputusan merupakan sarana atau alat untuk memecahakan masalah. Keputusan bukanlah suatu tujuan yang ingin diperoleh, melainkan hanya sarana untuk mencapai tujuan. Dalam konteks TQM, peran serta sebagian besar anggota organisasi harus diperhatikan. Peran serta yang menyangkut keputusan akan meningkatkan keterikatan pada organisasi, kepuasan pekerjaan, pertumbuhan dan pekembangan pribadi dan penerimaan perubahan. Pengambilan keputusan sendiri mengandung pengertian proses memilih suatu rangkaian tindakan dari dua atau lebih alternatif. Pengambilan keputusan tersebut menjadi lebih penting karena kualitas keputusan  dapat mempengaruhi peluang karier, penghargaan dan kepuasan kerja, dan keputusan tersebut memiliki kontribusi keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi.

C.      Proses pengambilan keputusan

Keputusan merupakan mekanisme keorganisasian terhadap suatu persoalan. Setiap keputusan adalah hasil dari proses yang dinamis dan dipengaruhi oleh kekuatan yang banyak sekali. Proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan mengikuti serangkaian langkah-langkah berikut ini.

1.      Menetapkan tujuan dan sasarn spesifik

2.      Mengindentifikasi persoalan

3.      Mengembangkan alternatif-alternatif

4.      Evaluasi terhadap masing-masing altenatif

5.      Memilih alternatif  terbaik

6.      Melaksanakan keputusan

7.      Melakukan pengendalian dan evaluasi

Pada dasarnya keputusan mempunyai dua jenis, yakni sebagi berikut.

1.  Keputusan yang diprogram (programmed decision). Keputusan dapat diprogramkan sejauh keputusan itu menyangkut masalah-masalah yang rutin dan khusus yang telah dikembangkan prosedur-prosedur tertentu untuk menanganinya.

2.  Keputusan yang tidak diprogram (nonprogrammewd decision). Keputusan tidak diprogram jika keputusan itu merupakan hal yang baru dan tidak tersusun (unstructured). Keputusan yang tidak diprogram tidak mempunyai prosedur yang pasti untuk menangani persoalan, karena persoalan tidak timbul dengan cara cara yang sama seperti sebelumnya.

D.     Metode pemecahan masalah

Masalah adalah suatu situasi yang tidak sesuai dengan apa yang diharapkan. Dalam lingkungan manajemen sehari-hari, … pertama bila menghadapi sebuah masalah ialah mengabaikannya daripada menghadapinya secara langsung. Sudah menjadi .. manusia untuk tidak mengakui bahwa ia memiliki masalah, karena dengan mengakui ada  masalah berarti mengakui kegagalan atau kelemahan. Tetapi dengan menggunakan pemikiran po… bisa diubah setiap masalah menjadi peluang berharga untuk menyempurknakan. Ada ungkapan TQM bahwa masalah adalah kunci harta yang tersembunyi. Yang menjadi pertanyaan adalah berapa banyak orang yang memiliki keberanian mengakui atau merasa memiliki masalah.

      Dalam konteks TQM terdapat dua model pemecahan masalah sekaligus mengarahkan pada perbaikan berkesianmbungan.

1.    Siklus deming terdiri dari 4 komponen utama yang dikenal dengan siklus PDCA (plan, do, check, action).

a.      Plan

b.      Do

c.       Check

d.      Action

2.      Metode Perry Johnson mempunyai karakteristik sebagai berikut.

a.      Mengutamakan kerja sama tim dalam pemecahan masalah

b.      Berfokus pada perbaikan berkesinambungan

c.       Memperlakukan masalah sebagai suatu yang wajar.

E.      Alat-alat pemecahan masalah dalam pengambilan keputusan

1.   Diagram sebab akibat. Diagram ini sering juga disebut dengan diagram tulang ikan. Diagram ini dipakai untuk menganalisis ciri khas  sebuah proses atau situasi dan faktor yang menyebabkannya. Untuk menganalisis faktor-faktor penyebab, pada umumnya dikelompokkan dalam 5 faktor utama, yaitu manusia, material, metode, mesin dan lingkungan. Contoh diagram sebab akibat dapat dilihat pada gambar dibawah ini.

2.   Check sheet atau formulir pemeriksaan merupakan lembar pengumpulan data dalam bentuk label yang dibuat utnuk mempermudah pengumpulan dan penggunaan data. Contohnya adalah sebagai berikut.

3.   Diagram pareto. Diagram ini mengklarifikasi masalah menurut sebab dan gejalanya. Permasalahan yang adalah dibuat diagram menurut prioritas, dengan menggunakan format grafik batang. Contoh dari diagram pareto sebagai berikut.

4.  Contro chart merupakan grafik garis dengan pencantuman batas maksimum dan minimum yang merupakan batas daerah pengendalian. Contro chart digunakan untuk mendeteksi adanya penyimpangan, tetapi tidak menunjukkan penyebab timbulnya penyimpangan tersebut.

5.      Histogram merupakan peta/diagram menunjukkan harga rata-rata dan derajat penyebaran dari suatu data frekuensi. Ciontoh histogram adalah sebagai berikut.

6.    Stratification adalah suatu upaya untuk mengurai atau mengklarifikasi persoalan menjadi kelompok atau golongan sejenis yang lebih kecil, atau menjadi unsur-unsur tunggal dari persoalan.

7.      Scatter diagram. Diagram ini disebut juga diagram sebar, yaitu suatu diagram yang menggambarkan hubungan antara suatu faktor terhadap faktor lain. Scatter diagram dapat digambarnka sebagai berikut.

PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN

            Salah satu unsur paling fundamentalis dari TQM adalah perbaikan berkesinambungan, atau dalam istilah Jepang dikenal dengan nama Kaizen. Pokok strategi Kaizen adalah menyadari bahwa manajemen harus berusaha untuk memuaskan pelanggan dan memenuhi kebutuhan pelanggan bila ingin tetap hidup dan memperoleh laba. Penyempurnaan dalam bidang mutu, biaya, dan penjadualan (untuk memenuhi kebutuhan akan volume barang dan hasil produksi) sangat penting. Titik awal perbaikan ialah menyadari akan adanya masalah. Bila tidak menyadari akan adanya masalah, maka tidak akan menyadari pula adanya kebutuhan akan perbaikan. Perasaan cepat puas atas apa yang telah tercapai merupakan musuh besar dari perbaikan ini. Terdapat 5 aktifitas pokok dalam perbaikan berkesinambungn, yakni sebagai berikut.

1.    Komunikasi. Komunikasi berguna untuk memberi informasi sebelum, selama dan sesudah dilakukannya usaha perbaikan. Komunikasi terjadi baik di antara anggota dari satu tim, maupun antar tim dalam suatu perusahaan.

2.  Memperbaiki kesalahan yang nyata. Diperlukan penelitian untuk mengidentifikasi permasalahan dan mengatasinya. Dalam hal siklus PDCA sangat penting untuk diterapkan.

3. Memandang ke hulu. Aktivitas yang dilakukan adalah mencari penyebab suatu masalah dengan menggunakan alat yang dapat memisahkan antara penyebab dan gejala, yaitu diagram sebab akibat.

4.    Dokumentasi masalah dan kemajuan. Dengan dokumentasi masalah dan kemajuan akan memudahkan dalam memecahkan masalah yang sama pada masa mendatang.

5.   Memantau perubahan. Kenerja suatu proses perlu dilakukan pemantauan untuk memastikan masalah telah dilakukan perbaikan secsaara tuntas.

A.     Struktur perbaikan kualitas

Langkah-langkah strukturisasi perbaikan kualitas terdiri atas tiga langkah berikut ini.

1. Membentuk dewan kualitas. Dewan kualitas bertanggung jawab atas perbaikan berkesinambungan dengan tugas mengadakan koordinasi dan melembagakan perbaikan kualitas tahunan.

2.Menyusun pernyataan tanggung jawab dengan kualitas, yang meliputi merumuskan kebijakan, patok duga, proses, dan sebagainya.

3. Membangun infrastruktur yang diperlukan guna mendukung usaha perbaikan yang dilakukan.

B.      Proses perbaikan dan pengendalian

           Elemen dasar dari proses perbaikan perbaikan dan pengendalian terdiri dari tahap-tahapo berikut ini.

1.      Penetapan standar untuk pengendalian dan perbaikan.

2. Standar digunakan manajer untuk mengkomunikasian visi dan mentapkan tujuan yang realistis berdasarkan umpan balik.

3.      Pengukuran.

4.      Studi

5.      Tindakan

 

REFERENSI

Hari Purnomo, Pengantar Teknik Industri, Graha Ilmu 2004, Yogyakarta.

Posted in: Teknik Industri